Giai đoạn

Diễn giải

Phương thức hợp tác

Giai đoạn 1: Đánh giá khảo sát ban đầu và Đào tạo cơ bản

1.1.Khảo sát ban đầu: nhằm có bức tranh chung về HTQLMT của Công ty và những tài liệu và cơ hạ tầng hiện có, đồng thời so sánh chúng với các yêu cầu của tiêu chuẩn áp dụng ISO 45001:2018 để xác định sự khác biệt hay thiếu sót giữa hệ thống hiện tại với yêu cầu tiêu chuẩn hay với yêu cầu của Công Ty.   

1.2. Đào tạo về yêu cầu tiêu chuẩn ISO 14001:2015: nhằm cung cấp các kiến thức cần thiết cho những nhân viên chủ chốt để họ biết được thế nào là yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 45001:2018, cũng như giúp họ liên hệ giữa yêu cầu tiêu chuẩn và thực tế công việc, qua đó hình dung được khối lượng công việc mà họ cần phải làm.

Công ty: thành lập ban ISO gồm ít nhất các đại diện khối văn phòng và xưởng sản xuất.

TRI PHAT: Cử chuyên viên tư vấn có năng lực và kinh nghiệm gần gũi với hoạt động Công ty để cùng làm việc với ban ISO

TRI PHAT  sẽ đề ra kế hoạch chi tiết và cùng Công ty dự kiến thời hạn hoàn tất từng công việc để kịp tiến độ.

1.3 Kế hoạch thực hiện: Một kế hoạch thực hiện chi tiết sẽ được thiết lập, bao gồm thực hiện các khóa đào tạo, hướng dẫn viết tài liệu, đào tạo áp dụng cho đến khi nhận được giấy chứng nhận nhằm đưa ra các biện pháp xóa bỏ hoặc loại dần những khác biệt hay thiếu sót đã phát hiện ở giai đoạn trên.

Giai đoạn 2: Đào tạo  xây dựng hệ thống tài liệu và đào tạo áp dụng

Chuyên viên tư vấn sẽ hướng dẫn ban ISO và các phòng ban chức năng của Công ty xây dựng các tài liệu cần thiết cho HTQLAT&SKNN theo yêu cầu của ISO 45001:2018. Soạn thảo đến đâu sẽ ban hành áp dụng đến đó.

Nhằm đảm bảo hệ thống HTQLAT&SKNN có hiệu lực và mang lại lợi ích thiết thực (chứ không phải là một hệ thống giấy tờ), việc soạn thảo các tài liệu phải có sự tham gia của người trực tiếp làm công việc  dưới sự hướng dẫn và kiểm tra từng bước của tư vấn.

Ban ISO được xem như điều phối viên trong dự án,  có nhiệm vụ đôn đốc và kiểm tra xem các tài liệu có được soạn thảo trong thời hạn quy định không, cũng như các biện pháp kiểm soát cho các khíac cạnh môi trường có ý nghĩa đã được nhận dạng và đánh giá.

Theo định kỳ, TRI PHAT sẽ cùng làm việc với Công ty trên các nội dung của kế hoạch làm việc chi tiết.

Chương trình làm việc sẽ là kiểm tra các phần việc đã làm, thực hiện các phần việc cần làm trong ngày, và những việc cần làm tiếp theo.

Công ty sẽ chỉ định người cùng làm việc với tư vấn và ban ISO , tránh lãng phí thời gian.

Giai đoạn 3: đào tạo đánh giá viên nội bộ và thực hành đánh giá nội bộ

3.1 Đào tạo đánh giá viên nội bộ: Mục đich của khóa đào tạo này là giúp học viên hiểu được các nguyên tắc đánh giá nội bộ trong HTQLAT&SKNN, các yêu cầu của chuyên gia đánh giá nội bộ, cách thức tiến hành một cuộc đánh giá, viết điểm không phù hợp và đưa ra các hành động khắc phục phòng ngừa … nhằm giúp họ tự tin hơn khi tự đánh giá hệ thống của mình mà không cần đến Chuyên viên tư vấn sau này. 

3.2 Thực hành đánh giá nội bộ

Sau khóa đào tạo ở trên, chuyên viên tư vấn sẽ hướng dẫn thực hiện đánh giá nội bộ nhằm xác định xem hệ thống quản lý của công ty:

+ có phù hợp với các sự sắp xếp đã dự kiến, và phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 45001:2018 không.

+ các tài liệu và các biện pháp kiểm soát có được áp dụng và có hiệu lực không .

Ngoài ra việc chuyển giao kinh nghiệm đánh giá từ chuyên viên tư vấn cho các chuyên giá đánh giá nội bộ của công ty cũng là mong muốn của TRI PHAT khi chúng tôi tiến hành đánh giá nội bộ. 

Việc đánh giá nội bộ sẽ được thức hiện ít nhất hai lần nhằm đảm bảo các điểm chưa phù hợp đều được phát hiện.

3.3 Hướng dẫn thực hiện hành động khắc phục:

Đối với các điểm không phù hợp được phát hiện trong quá trình đánh giá nội bộ, chuyên viên tư  vấn sẽ giúp công ty đưa ra hành động khắc phục. Có khả năng sẽ phải xem xét lại một vài thủ tục cho phù hợp trước khi tiến hành thực hiện xem xét của lãnh đạo. chuyên viên tư vấn cũng sẽ hướng dẫn cách thức thực hiện xem xét của lãnh đạo trước khi thực hiện xem xét.

TRI PHAT sẽ đưa ra các tố chất cần có của chuyên gia đánh giá để Công ty lựa chọn đối tượng theo học nhằm đào tạo nguồn lực nội bộ cho Công ty sau này trong việc duy trì hệ thống.

TRI PHAT sẽ thực hiện lần đánh giá nội bộ lần đầu và các chuyên gia đánh giá nội bộ của Công ty sẽ quan sát.

Lần đánh giá thứ hai sẽ do Công ty thực hiện dưới sự giám sát và hướng dẫn của TRI PHAT nhằm chuyển giao dần kinh nghiệm đánh giá sang Công ty.

Giai đoạn 4: đánh giá thử và hỗ trợ đánh giá chứng nhận

4.1 Đánh giá thử: trước khi đánh giá chứng nhận, TRI PHAT sẽ thực hiện đánh giá thử nhằm đảm bảo hệ thống đã sẵn sàng để thực hiện đánh giá chứng nhận.

4.2. Hỗ trợ lựa chọn tổ chức đánh giá: TRI PHAT sẽ tư vấn Công ty cách thức lựa chọn và đánh giá tổ chức chứng nhận ( và dây cũng là nhằm thỏa mãn yêu cầu của tiêu chuẩn ISO trong việc lựa chọn nhà cung cấp)

4.3 Hỗ trợ thực hiện hành động khắc phục cho đánh giá chứng nhận

Khi hệ thống đã sẵn sàng, Công ty sẽ thông báo cho tổ chức chứng nhận. TRI PHAT sẽ hỗ trợ Công ty  khắc phục các điểm không phù hợp còn tồn đọng trong hệ thống do tổ chức chứng nhận phát hiện, nhằm thúc đây nhanh tiến trình đạt giấy chứng nhận.  

TRI PHAT sẽ lập các tiêu chí để Công ty lựa chọn được tổ chức đánh giá phù hợp, và giấy CN của họ sẽ mang lợi thế cho hoạt động của Công ty.